การปรับปรุงรายการบัญชี

กิจการได้ดำเนินงานต่างๆ  ผลของการดำเนินการจะดูที่งบกำไรขากทุน  และฐานะทางการเงินก็จะดูได้จากงบแดงฐานะการเงินซึ่งเป็นรายงานทางการเงินที่กิจการต้องมี  การที่เราจะรับรู้ได้นั้นจะต้องนำรายการมาผ่านกระบวนการทางบัญชี  เพื่อให้ได้รายงานทางการเงินเป็นบทสรุป  ดังนั้นแล้วเราจะเป็นที่จะต้องกำหนดระยะเวลาในการสรุปในรอบเวลานั้นเรียกว่า “งวดบัญชี”  เพื่อให้การดำเนินงานของกิจการได้สรุปผลออกมาและนำข้อมูลที่ได้จากรายงานทางการเงินกำหนดการบริหารในอนาคต  รวมถึงการคิดค่าภาษีเงินได้ที่ต้องชำระอีกด้วย  แต่มีบางรายการที่ได้เงินหรือค้างชำระตามงวดนั้นไม่ได้เป็นจริงตามระยะเวลาของงวด  ซึ่งในเกณฑ์คงค้างจะต้องทำการปรับปรุงเมื่อสินงวด
การปรับปรุงรายการบัญชี  จะใช้ในกิจการที่ใช้เกณฑ์คงค้าง  โดยการนำงบทดลองที่ได้จากการปิดบัญชีแล้วนั้นเรียกว่างบทดลองก่อนปรับปรุง  หลังจากที่ได้ทำการปรับปรุงบางรายการที่ไม่เกิดขึ้นในระยะเวลาในงวดบัญชี  เราต้องมีการปรับปรุงให้คำนึงถึงระยะเวลาไม่ต้องใช้เงินสดแต่มีความแน่นอนว่ารายการจะเกิดขึ้นได้ในอนาคต  รายการปรับปรุงจะต้องทำทุกสิ้นงวด  หลังจากปรังปรังแล้วจะกลายเป็นงบทดลองหลังปรับปรุงก่อนที่จะไปแสดงในยอดงบกำหรขากทุนและงบแสดงฐานะทางการเงิน  ซึ่งจะทำในกระดาษทำการ

ได้รับค่าบริการทำความสะอาดล้วงหน้า 5,000 บาท เป็นค่าทำความสะอาด  4 เดือนได้รับในวันที่ 1 พฤศจิกายน  เมื่อสิ้นงวดในเดือนธันวาคมจะพบว่า 5,000 บาทเป็นจ่ายใช้จ่ายในระยะเวลา 4 เดือนและเป็นค่าใช้จ่ายในเดือนงวดถัดไปอีกด้วยดังนั้นแล้วสิ้นงวดแล้วจะต้องตัดจำนวนให้เป็นค่าใช้จ่ายตามระยะเวลาของวด  เพื่อที่เราจะได้รับรู้ยอดเงินนำไปปรับปรุง

รายการปรับปรุง (Adjusting Entries) เป็นการปรับปรุงยอดบัญชีที่เป้ฯทั้งรายได้และจ่ายใช้จ่ายในงวดบัญชีให้ถูกต้องตามเกณฑ์คงค้างโดยรายการที่ต้องปรับปรุง 7 รายการคือ

1. ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า
2. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
3. รายได้รับล่วงหน้า
4. รายได้ค้างรับ
5. วัสดุสำนักงานใช้ไป
6. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
7. ค่าเสื่อมราคาสะสม

1.ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses)

  ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า  คือ กิจการได้ชำระค่าใช้จ่ายไปแล้วในงวดบัญชีปัจจุบัน  แต่กิจการยังไม่ได้รับประโยชน์จากที่ได้ใช้จ่ายไป  ตัวอย่างเช่น  ค่าเช่าล่วงหน้า  เงินเดือนจ่ายล่วงหน้า  ค่าทำความสะอวดจ่ายล่วงหน้า
ในการปรับปรุงนั้น  ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจะแบ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดปัจจุบัน  และส่วนที่เหลือจะเป็นของงวดถัดไป  ซึ่งส่วนที่เหลือจะเป็นลักษณะของลูกหนี้ที่อยู่ในหมวกสินทรัพย์หมุนเวียนจะแสดงในงบแสดงฐานะการเงินด้วย  โดยจะมีการลงบัญชีได้ 2 วิธีคือ 1.ลงไว้เป็นค่าใช้จ่าล่วงหน้า(สินทรัพย์)  2.ลงเป็นค่าใช้จ่าย
ตัวอย่าง  กิจการจ่ายค่าเช่าล่วงหน้าเป็นระยะเวลา 1 ปี  จำนวนเงิน 120,000 บาท เป็นค่าเช่าอาคาร  ได้จ่ายในวันที่ 1 กันยายน  2558
จากตัวอย่างเราจะต้องพิจารณาว่าค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นในระยะเวลางวดปัจจุบันเท่าไหร่  และค่าใช้จ่ายที่เป็นส่วนของล่วงหน้าในงวดถัดไปเท่าไหร่

จะเห็นได้ว่า  120,000 บาทนั้น  เป็นค่าเช่าล้วงหน้า 1 ปี  จ่ายไปวันที่ 1 กันยายน 2558   เมื่อสินงวดในเดือนธันวาคม  จะเป็นค่าใช้จ่ายตามระยะเวลา  4 เดือนคือ  เดือนกันยายนถึงเดือนธันวาคม  ส่วนที่เหลืออีก 8 เดือนคือ  มกราคมถึงสิงหาคมเป็นค่าเช่าล่วงหน้า  เมื่อเราได้ระยะเวลาที่ถูกแบ่งเป็นสองส่วนแล้ว  ก็มาคำนวณยอดของทั่งสองส่วน  โดยการนำจำนวนมาเฉลี่ยในแต่ละเดือนก่อน  ด้วยการนำ 120,000/12  = 10,000 ต่อเดือน

ดังนั้น  ยอดที่ได้คือ  ค่าใช้จ่ายงวดนี้ 40,000(10,00*4) และเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้าอีก 80,000(10,000*8)  เมื่อได้ยอดที่สรุปได้จะนำไปลงบัญชีซึ่งค่าใช้จ่ายล่วงหน้าสามารถบันทึกได้ 2 วิธีคือ

1.ลงบันทึกไว้เป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เดินจะถูกบรรทุกไว้เป็นค่าใช้ล่วงหน้าทั้งหมด 120,000 บาท

Dr. ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า        120,000
Cr. เงินสด                              120,000
ต่อมาเราได้ทราบยอดเพื่อปรับปรุงรายการ  ค่าใช้จ่ายล่วงหน้างวดต่อไปเป็นเงิน 80,000 บาท  และเป็นค่าใช้จ่ายในงวดนี้ 40,000  เราจึงนำยอดที่เป็นค่าใช้จ่ายในงวดนี้คือ 40,000 บาทไปหักลดยอดค่าใช้จ่าล่วงหน้าและให้เป็นค่าเช่าไปในงวดนี้

Dr. ค่าเช่า              40,000
Cr. ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า        40,000

ดังนั้นในบัญชีแยกประเภทในรายการที่เกี่ยวข้องในบัญชีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจะมียอดยกไป 80,000  ในงวดถัดไป  และเป็นค่าใช้จ่าย 40,000 ในงวดนี้

    2.ลงบันทึกไว้เป็นค่าใช้จ่าย เดิมทีจะมีการลงบัญชีไว้เป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมด  120,000

Dr. ค่าใช้จ่าย…                        120,000
Cr. เงินสด               120,000

ต่อมาจะมีการปรับปรุงจากยอดค่าใช้จ่ายที่ได้บรรทุกไว้  120,000  ให้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดนี้  40,000  เป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า 80,000  โดยนำไปหักบัญชีค่าใช้จ่าย

Dr. ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า            80,000
Cr. ค่าเช่า                 80,000

แสดงในยอดบัญชีแยกประเภทของค่าใช้จ่ายที่หักออกและยังมีบัญชีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่เพิ่มขึ้นมา

 เมื่อเหลือในส่วนของค่าใช้จ่ายเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจะอยู่ในหมวดหมู่สินทรัพย์หมุนเวียนจะแสดงในงบแสดงฐานะการเงิน 80,000

 2. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) 

ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายคือ  รายจ่ายที่เกิดขึ้นแล้วในงวดบัญชีปัจจุบัน  แต่ยังไม่ได้ชำระเงินเมื่อสิ้นงวดเราจึงตั้งให้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดปัจจุบัน  เนื่องจากกิจการได้ดำเนินและได้ใช้ประโยชน์ไปแล้ว  เช่น  ค่าเช่าค้างจ่าย  ดอกเบี้ยค้างจ่าย  ค่าไฟค้างจ่าย  เงินเดือนค้างจ่ายเป้ฯต้น  ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายนั้นมีลักษณะเป็นหนี้ของกิจการที่ต้องชำระคืนในอนาคต
ในรายการปรับปรุง  เราจะต้องรับรู้ยอดค่าใช้จ่ายตั้งแต่วันที่เรานำมาใช้ประโยชน์หรือเริ่มสัญญาณในงวดบัญชี  โดยจะเป็นค่าใช้จ่ายในงวดนี้ด้วย

Dr. ค่าใช้จ่าย         XX
Cr. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย           XX

ตัวอย่าง  กิจการได้กู้เงินเป็นจำนวน 100,000 บาท ในวันที่ 1 สิงหาคม  โดยมีอัตราดอกเบี้ยเป็น 6 % ต่อปี  มีกำหนดชำระทุก 6 เดือน
จากตัวอย่าง  เราได้กู้เงินมา 100,000 บาท  และมีดอกเบี้ยที่ต้องชำระในทุก 6 เดือน  ตั้งแต่วันที่ 1 สิงหาคม  พอสิ้นงวดในเดือนธันวาคม  เพื่อ 5 เดือนเท่านั้นจึงไม่ไม่ได้ได้จ่ายดอกเบี้ยตามที่กำหนดไว้แต่ทางกิจการจะต้องชำระและให้ตัดเป็นค่าใช้จ่ายไปในงวดนี้เท่ากับ 5 เดือน  คือเดือน สิงหาคม จนถึงเดือนธันวาคม  โดยการคำนวณดังนี้  100,000*6%  = 5,000  ดอกเบี้ยต่อปีจึงต้องแบ่งเป็น 12 เดือน 5,000/12 = 500 ต่อเดือน  ยอดทั้งหมดคือ 2,500(500*5)  หลังจากนั้นเราก็จะนำยอดไปปรับปรุงเป็นค่าใช้จ่ายในงวดนี้ด้วย 2,500

  ดังนั้นเมื่อเป็นค่าใช้จ่ายในงวดนี้ก็จะถูกนำไปลงไว้ที่บัญชีกำไรขาดทุนด้วย  และดอกเบี้ยค้างจากจะแสดงในภาวะหนี้สิ้นลงในงบแสดงฐานะการเงิน

3. รายได้รับล่วงหน้า(Unearned Revenues)

    รายได้รับล่วงหน้าคือ  คือรายได้ที่กิจการรับมาแล้วแต่ยังไม่ได้ให้บริการกับลูกค้า  โดยจะได้รับในงวดปัจจุบันแต่ยังมีระยะเวลาที่ต้องให้บริการถึงงวดบัญชีหน้า  อย่างเช่น  ค่าเช่ารับล่วงหน้า  ดอกเบี้ยรับล่วงหน้า  เงินเดือนรับล่วงหน้า  เมื่อรับมาแล้วกิจการจะต้องดำเนินการให้กับลูกค้าจนกว่าจะครบกำหนดจึงถือเป็นบัญชีประเภทหนี้สินหมุนเวียน  ถ้าเงินที่ได้รับมาในงวดปัจจุบันก็ถือได้ว่าเป็นรายได้งวดปัจจุบันของกิจการ  จึงต้องทำการปรับปรุงเสียก่อน
รายได้รับล่วงหน้านั้นจะมีการปรับปรุง 2 วิธี  ขึ้นอยู่กับกิจการได้ลงบัญชีได้ 2 แบบโดยมีดังนี้
1. ลงไว้เป็นรายได้รับล่วงหน้า (หนี้สิน)
2. ลงไว้เป็นรายได้

ตัวอย่าง  กิจการได้รับเงินค่าเช่าอาคารมา 180,000 บาท  เป็นค่าเช่ารับล่วงหน้าในระยะ 1 ปี  โดยรับเงินตั้งแต่ 1 ตุลาคม  2558
จากตัวอย่างกิจการรับเงินมาเมื่อ 1 ตุลาคม 2558  เมื่อสินงวดบัญชีในเดือนธันวาคมผ่ายไป 3 เดือนแสดงว่ามีรายได้เกิดขึ้นแล้ว 3 เดือนส่วนที่เหลือจะเป้ฯรายรับล่วงหน้าของปีถัดไป  ซึ่งเป็นจำนวน 9 เดือน

ดังนั้นแล้ว  ในงวดนี้จะเป็นรายได้  3 เดือน  และเป็นรายได้รับล่วงหน้า 9 เดือน  สามารถคำนวณยอดได้คือ  180,000/12 = 15,000  เป็นการคำนวณหามูลค่าในแต่ละเดือน  ถ้าจะเป็นรายได้งวดหน้า 45,000(15,000*3)  และเป็นรายได้รับล่วงหน้า  1350,00(15,000*9)  เมื่อเราทราบยอดแล้วจะทำการปรับปรุงตามวิธีลงที่กิจการได้ลงไว้

1. ลงไว้เป็นรายได้รับล่วงหน้า เดิมทีลงไว้เป็นรายได้รับล่วงหน้าอยู่ 180,000 บาท  เมื่อสิ้นงวดจะต้องนำ 3 เดือนที่ผ่านมาแล้วน้ำยอดมาหักคือ 45,000  ไปหักในบัญชีในการปรับปรุง

การลงบัญชีไว้เป็นรายได้รับล่วงหน้า

Dr. เงินสด              180,000
Cr.ค่าเช่ารับล่วงหน้า            180,000

เมื่อสินงวดจึงต้องมีการปรับปรุงยอดบัญชีดังนี้

Dr. ค่าเช่ารับล่วงหน้า           45,000
Cr. ค่าเช่ารับ                          45,000

เมื่อนำไปแสดงในบัญชีแยกประเภทจะมียอดยกไปเป็นค่าเช่ารับล่วงหน้า 135,000

2.ลงไว้เป็นรายได้ ทางกิจการจะลงไว้เป็นรายได้ทั้งหมด 180,000  ตามจริงแล้วจะมีบางส่วนที่เป็นรายได้รับล่วงหน้าด้วย  จำเป็นที่จะต้องปรับปรุงเพื่อตัดยอดออก 135,000 ที่เป็นรายได้ค่าเช่ารับล่วงหน้า

เดิมบันทึกเป็นรายได้ทั้งหมด

Dr. เงินสด              180,000
Cr. ค่าเช่ารับ          180,000

ทำการปรับปรุงด้วยการนำยอด  135,000 ที่เป็นส่วนของรายได้รับล่วงหน้ามาปรับปรุง

Dr. ค่าเช่ารับ         135,000
Cr. ค่าเช่ารับล่วงหน้า           135,000

เมื่อรับยอดรายได้รับล่วงหน้าและยอดรายได้ในงวดนี้แล้วจะแสดงในบัญชีแยกประเภทดังนี้

เมื่อทำการปรับปรุงแล้ว  จะมียอดแสดงในงบแสดงฐานะการเงิน  ในส่วนหนี้สินและส่วนของเจ้าของ  และรายได้จะไปอยู่ที่งบกำไรขาดทุน

4.รายได้ค้างรับ (Accrued Revenues)

รายได้ค้างรับ  คือ  การที่กิจการได้ดำเนินการหรือจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้าไปแล้วนั้นแต่ลูกค้ายังไม่ได้ชำระให้กับกิจการ  เช่นรายได้ค่าบริการค้างรับ  รายได้ค่าเช่ารับ  กอดเบี้ยค้างรับ  เนื่องจากิจการไม่ได้รับในงวดปัจจุบันจึงถือได้ว่าให้บริการและเป็นรายได้สำหรับงวดนี้แล้ว  รายได้ค้างรับอยู่ในฐานะลูกหนี้อยู่ในสินทรัพย์หมุนเวียน  สำหรับการลงบัญชีเพื่อปรับปรุงรายการเป็นดังนี้

Dr. รายได้ค้างรับ  XX
Cr. รายได้              XX

ตัวอย่าง  กิจการได้ซื้อพันธบัตรรัฐบาลมูลค่า  1,200,000  ในวันที่ 1 พฤษภาคม  โดยมีอัตราดอกเบี้ย 6% ต่อปี  ซึ่งจะมีการจ่ายดอกเบี้ยทุกวันที่ 30 เมษายน  ของทุกปี
จากตัวอย่าง  กิจการได้ซื้อธนบัตรรัฐบาลมูลค่า 1,200,000 แล้วเราจะได้ดอกเบี้ยในอัตรา 6% ต่อปีจึงมียอดดอกเบี้ยที่จะได้รับ 1,500,000*6%  ซึ่งได้ 72,000ต่อปี  และ 6,000 ต่อเดือน  มีการชำระวันที่ 30 เมษายนของทุกปี  ซึ่งกิจการได้ปิดบัญชีสิ้นงวดเดือนธันวาคมแต่เรายังไม่ได้รับส่วนของเดือนพฤษภาคมเรื่อยมา  จึงถือได้ว่าเป็นดอกเบี้ยที่กิจการจะได้รับแล้วจึงมีการปรับปรุงดอกเบี้ยค้างรับของกิจการ

การคำนวณก็จะได้ดอกเบี้ยที่ยังไม่ได้จ่ายให้กับเรา 8 เดือนเท่ากับ  48,000 เป็นยอดที่จะนำไปปรับปรุงดอกเบี้ยค้างรับ

Dr. ดอกเบี้ยค้างรับ               48,000
Cr. ดอกเบี้ยรับ                      48,000

ยอดจะนำไปลงในบัญชีแยกประเภทดังนี้

            และจะแสดงในงบกำไรขาดทุนในส่วนของรายได้อื่นเป็นดอกเบี้ยรับ  และดอกเบี้ยค้างรับจะแสดงในงบแสดงฐานะการเงินในสินทรัพย์หมุนเวียน

5.หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful debta)

ในขณะที่กิจการกำลังดำเนินการไปนั้นจะมีลูกหนี้เกิดขึ้นเพราะจะมีการการชำระเงินสดเป็นบางส่วนอีกส่วนจะเป็นเงินเชื่อ  ซึ่งผู้ใช้บริการแบบเงินเชื่อก็จะเป็นลูกหนี้ของกิจการ  แต่มีกรณีที่ลูกหนี้ของกิจการ  แต่มีกรณีที่ลูกหนี้ไม่สามารถชำระเงินได้  หรือมีสถานะที่เสี่ยงต่อหนี้สูญ  เพื่อให้กิจการได้รับทราบค่าใช้จ่ายที่ใกล้เคียงจึงตั้งให้เป็นค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญในบางส่วนโดยการประมาณ  และมีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญสะสมเป็นยอดที่จะนำไปหักจากลูกหนี้และมีหนี้สงสัยจะสูญเป็นค่าใช้จ่าย

Dr. หนี้สงสัยจะสูญ              XX
Cr. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ   XX

โดยการประมาณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญสามารถทำได้ 2 วิธีได้แก่
1. การประมาณจากยอดขาย
2. การประมาณจากยอดลูกหนี้

1.การประมาณจากยอดขาย เป็นการประมาณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญจากยอดขาย  ซึ่งไม่ต้องคำหนึ่งถึงยอดสะสม  สามารถตั้งได้ตามยอดลูกหนี้ได้เลย

ตัวอย่าง  กิจการมียอดขายเชื่อทั้งหมดในปี 2558  กิจการมีการประเมินค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญจากยอดขายเชื้อทั้งหมด 2%

ดังนั้น  การประมาณค่าจากยอดขายจะได้  3,000,000  * 2%  = 60,000  หลังจากนั้นจะทำการบันทึกได้เลย

Dr. หนี้สงสัยจะสูญ              60,000
Cr. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ        60,000

2.การประมาณจากยอดลูกหนี้ เป็นการประมาณค่าจากยอดลูกหนี้ทั้งหมด  การประมาณค่านี้จะต้องได้ยอดค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่มีอยู่เดิมมารวมด้วย  หากมียอดเดิมอยู่เท่าไหร่ให้นำยอดเดิมนั้นมาหักยอดที่คำนวณได้แล้วจึงตั้งยอดที่ได้ผลลบนำมาตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญในงวดนี้

ตัวอย่าง  เดิมกิจการมีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเดิมอยู่ 500  ที่เป็นยอดยกมาจากงวดที่แล้ว  แต่ต่อมามีลูกหนี้ 100,000 บาทจึงต้องการประเมินค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ  10%  จากยอดลุกหนี้

จากตัวอย่างมียอดยกมาจากงวดที่แล้วอยู่ 500 บาทและได้คำนวณ 100,000  ค่าเผื่อหนี้สงสัยสูญ 10%  ยอดเท่ากับ    10,000 บาทคือยอก  100,000*10%   คือยอดที่เราต้องได้มาทั้งหมด 10,000 ดังนั้นแล้วเราต้องตั้งเพิ่มอีก 9,500  ซึ่งเกิดจาก 10,000 – 500

ยอดลุกหนี้ของวดนี้                               100,000
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 10%                 10,000
หัก ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญของงวดก่อน      500
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่ตั้งในงวดนี้     9,500

Dr. หนี้สงสัยจะสูญ              9,500
Cr. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ   9,500

ตัวอย่างในบัญชีแยกประเภทของค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

    การจำหน่ายหนี้สงสัยจะสูญ  กรณีที่ลูกหนี้ไม่สามารถชะระหนี้จึงต้องตัดจำหน่ายยอดลูกหนี้  อาจจะเกิดจากลุกหนี้ล้มละลายหรือหนี้

ต่อจากตัวอย่างเดิม  เมื่อวันที่ 1 สิงหาคม  2558  พบว่าลูกหนี้ถูกฟ้องล้มละลายไม่สามารถชำระหนี้ได้  จึงต้องตัดจำหน่ายลุกหนี้ 1,000

Dr. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ   1,000
Cr. ลูกหนี้ (ชื่อของลูกหนี้)     1,000

ถ้าลูกหนี้ถูกตัดนำหน่ายไปแล้วนำเงินมาชำระคืน  เมื่อนำมาชำระสามารถตั้งลูกหนี้ขึ้นมาใหม่ได้  ตัวอย่างถัดมาได้มีลุกหนี้นำเงินมาชำระคืน 1,000 บาท

Dr. ลูกหนี้              1,000
Cr. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ   1,000

Dr. เงินสด              1,000
Cr. ลูกหนี้               1,000

หรือ
Dr.เงินสด               1,000
Cr. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ   1,000

6.วัสดุสำนักงานใช้ไป(Supplies Used)

วัสดุสำนักงาน  คือ  วัสดุต่างๆที่มีไว้ใช้ประโยชน์ของกิจการ  อย่างเช่น  ปากกา  กระดาษ  หมึกพิมพ์  เป็นต้น  วัสดุอย่างอื่นที่เมื่อใช้ไปแล้วก็จะหมดไปเรื่อยๆ  ซึ้งตอนแรกที่ซื้อมานั้นจะมีมูลค่าเต็มและเมื่อกิจการดำเนินการไปนั้น  วัสดุเหล่านี้ก็จะถูกใช้ไป  เมื่อถึงสิ้นงวดจะมีการตรวจนับยอดคงเหลือมูลค่าเท่าไหร่  หรือในระหว่างงวดจะมีการรวมกับกับต้นงวดนำมาหักยอดที่เหลือปลายงวด  ก็จะได้ยอดวัสดุใช้ไปจะมีการบัญชีดังนี้

                Dr. วัสดุสำนักงานใช้ไป        XX
Cr. วัสดุสำนักงาน                 XX

ต้นงวด + ซื้อเพิ่มระหว่างงวด – คงเหลือปลายงวด = วัสดุที่ใช้ไป

ตัวอย่าง  มียอดคงเหลือวัสดุสำนักงานต้นไป 2557  จำนวน 1,000  บาท  ในวันที่ 1 มีนาคม  ซื้อวัสดุสำนักงานเพื่อเติมอีก 4,500  วันสินงวดมีการตรวจนับและตีราคาวัสดุสำนักงานได้  1,200

จากตัวอย่าง          มียอดคงเหลือยกมา                              1,000
บวก  ซื้อระหว่างงวดวันที่ 1 มีนาคม    4,500
รวมวัสดุสำนักงานที่มีไว้ใช้                   5,500
หัก  ยอดคงเหลือปลายงวด                  1,200
วัสดุสำนักงานใช้ไป                               4,300

การลงบัญชี

Dr. วัสดุสำนักงานใช้ไป        4,300
Cr. วัสดุสำนักงาน                 4,300

ในบัญชีแยกประเภทมีการแสดงยอดดังนี้

วัสดุสำนักงาน

ยอดยกมา              1,000      วัสดุสำนักงานใช้ไป               4,300
เงินสด                     4,500      ยอดยกไป                               1,200

เมื่อปิดบัญชี  วัสดุสำนักงานใช้ไปจะนำไปหักในงบกำไรขาดทุนเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ  วัสดุสำหนักงานจะไปแสดงในงบแสดงฐานะการเงิน  ในหมวดสินทรัพย์หมุนเวียนเป็นการแสดงยอดคงเหลือ

7.ค่าเสื่อมราคาสะสม (Accumulated Depreciation)

วัสดุสำนักงานใช้ไป  สินทรัพย์ถาวรก็มีค่าเสื่อมราคาเช่นกัน  สินทรัพย์  ไม่ว่าจะเป็นอาคาร  เครื่องจักรต่างๆ  เมื่อเราใช้ไปแล้วก็จะเกิดการเสื่อมค่าไปตามเวลาและระยะเวลาในการใช้งานมีการชำรุดและสุดท้ายอาจจะหมดอายุการใช้งานไปในที่สุดก็ได้  สินทรัพย์ยกเว้นที่ดินจึงมีค่าเสื่อมราคาและทำให้มูลค่าของสินทรัพย์ลดลง  เพื่อให้ได้มูลค่าที่ใกล้เคียงความเป็นจริง  จึงต้องปรับปรุงสินทรัพย์เหล่านี้ให้เป็นมูลค่าลดลง  โดยการตัดเป็นค่าเสื่อมราคาซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายประจำแต่ละงวดเพราะต้องตัดตามจริงในระยะเวลาต่องวดด้วย  ค่าเสื่อมราคาสะสมที่ตัดไปจะไปหัดยอดของสินทรัพย์ถาวรนั้นและจะจำไปหักก่อนที่จะจำหน่ายสินทรัพย์นั้นออกไปด้วย

ตัวอย่าง  คอมพิวเตอร์ในสำนักงานที่ซื้อมามีอายุการใช้งาน 5 ปี  โดยได้ซื้อมาในราคา 50,000  บาท  ถ้าคิดค่าเสื่อมราคาก็จะได้ปีละ 10,000 บาท(50,000/5)  นั้นเองในกรณีที่จะไม่ระบุราคาซาก
มูลค่าซากก็คือ  สินทรัพย์ที่นำมาจำหน่ายได้เมื่อหมดอายุแล้ว  ซึ่งสามารถตีราคาเป็นมูลค่าได้  จากตัวอย่างข้างต้น  ปรากฏว่า  นำคอมพิวเตอร์ที่หมดอายุการใช้งานครบ 5 ปีแล้ว  ไปขายมีการตีราคาซากได้ 5,000  บาท  ดังนั้นจึงนำเอามูลซากไปคำนวณลดค่าเสื่อมสะสมในแต่ละปีด้วยตามสูตรการคำนวณดังนี้

นั้นก็หมายถึงจะคิดค่าเสื่อมราคา  4,500 บาทต่อปี  ซึ่งเราเรียกวิธีการคิดค่าเสื่อมราคาแบบนี้ว่าคิดค่าเสื่อมราคาแบบเส้นตรง  นอกจากนั้นหากอุปกรณ์สำหนักงานหรือเครื่องใช้ต่างๆ  มีค่าขนส่งหรือค่าติดตั้งจะรวมเป็นราคาของสินทรัพย์นั้นทั้งหมด  และค่าเสื่อมราคาสามารถใช้ % ในการคิดอัตราได้

การลงราการ

Dr. ค่าเสื่อมราคา…  XX
Cr. ค่าเสื่อมราคาสะสม…     XX

ตัวอย่าง  กิจการใช้คอมพิวเตอร์จำนวน 10 เครื่อง  มีมูลค่า 120,000  บาท  พร้อมค่าติดตั้งระบบเครือข่าย 10,000 บาท  คอมพิวเตอร์มีอายุการใช้งาน 5 ปี  และมีราคาซากทั้งหมด  30,000 บาท  ดังนั้นแล้วต้องทำการรวม  มูลค่าเครื่องและค่าติดตั้งรวมกัน  120,000 + 10,000  = 130,000 บาท

ในปีที่ 1 – 4 จะมีการบันทึกโดยปกติทั่วไป

Dr. ค่าเสื่อมราคา – คอมพิวเตอร์        20,000
Cr. ค่าเสื่อมราคาคอมพิวเตอร์สะสม  20,000

ส่วนในปีที่ห้าหรือปีสุดท้ายที่กิจการจะมีการจำหน่ายสินทรัพย์ออกไปตามราคาซาก  แต่ถ้าราคาที่จำหน่ายนั้นน้อยกว่าราคาที่เหลือจากมูลค่าซากที่ได้คำนวณในปีสุดท้ายจากที่ได้กำหนดไว้จะเป็นการขาดทุนจากการจำหน่ายซากถ้ามากกว่าก็จะเป็นกำไรจากการขายซาก

ตัวอย่างสามารถขายราคาซากได้ 20,000 บาท