ก่อนที่จะได้ศึกษาเกี่ยวกับวิธีการบันทึกในบทต่อๆไปนั้นนักศึกษาควรที่จะทำความเข้าใจเกี่ยวกับคำว่างวดบัญชีหรือระยะเวลาบัญชีเสียก่อน
คำว่า“งวดบัญชี หรือรอบระยะเวลาบัญชี” (Accounting Period)ของกิจการต่างๆนั้นจะเป็นระยะเวลานวนเท่าใดก็ได้เช่นงวด 1 เดือน 3 เดือน 6 เดือนหรือ 1 ปีแต่จะนานกว่า 1 ปีไม่ได้ทั้งนี้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายซึ่งงวดบัญชีหรือรอบระยะเวลาบัญชีในแต่ละงวดหรือในแต่ละรอบนั้นหมายถึงการที่กิจการจะทำการบันทึกรายการค้าต่างๆที่เกิดขึ้นภายในงวดเวลาที่กำหนดจากนั้นก็จะสรุปออกมาว่าในแต่ละงวดเวลานั้นกิจการมีผลกำไรหรือขากทุนอย่างไรและเมื่อถึงวันสิ้นงวดนั้นกิจการมีฐานะการเงินอย่างไรเช่นในงวด 1 เดือนที่ผ่านมากิจการมีผลกำไรหรือขาดทุนเท่าไรและในวันสิ้นงวด 1 เดือนกิจการมีสินทรัพย์หนี้สินและส่วนของเจ้าของคงเหลืออยู่เท่าไรนั้นเองโดยในการกำหนดงวดบัญชีนี้จะเริ่มต้นวันที่เท่าไรก็ได้และวันสุดท้ายก็คือวันสิ้นสุดงวดบัญชีตามที่กำหนดระยะเวลาเป็น 1 เดือน 3เดือน 6เดือนหรือ1 ปี
ปีการเงินหรือ ปีบัญชี (fiscal Year)ในการกำหนดงวดบัญชีเท่ากับ 1 ปีหรือ 12 เดือนเราก็เรียกงวดบัญชีนั้นว่าปีบัญชีหรือปีการเงินซึ่งจะเริ่มต้นในวันที่เท่าไรก็ได้เช่น 1 ตุลาคม 2540 – 30 กันยายน 2541 เป็นต้นแต่โดยปกติทั่วไปเพื่อความสะดวกและสอดคล้องต่อการเสียภาษีให้แกรัฐบาลกิจการส่วนใหญ่ก็จะกำหนดปีการเงินหรือปีบัญชีเหมือนกับปีปฎิทินคือ 1 มกราคม – 31 ธันวาคมของทุกปี