การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป (Journalizing)

สมุดรายวันทั่วไป      นั้นได้กว่าเรื่องเกี่ยวกับสมุดขั้นต้นไปแล้ว  ตอ่ไปนี้เราจะต้องนำรายการค้าที่เกิดขึ้นมาบันทึกในสมุดรายวันให้ถูกต้องในทุกๆ รายการนั้นเป็นอย่างไร  จากที่เราได้ทราบเรื่องการการวิเคราะห์รายการบัญชีมาแล้ว  ว่าอะไรมีผลอย่างไรกับรายการ  และในแต่ละรายการนั้นเดบิตเครดิตอย่างไร  มาถึงขั้นตอนนี้เราต้องสามารถที่จะทำการ เดบิต  เครดิต  ให้แล้ว  เพราะว่าขั้นตอนนี้จะมีการลงรายการมีเดบิตเครดิต
ขั้นตอนในการบัญทึกบัญชีรายวันทั่วไป
1. ให้ทำการเขียนหัวเรื่องของบัญชีว่า  เป็นของบัญชีอะไร  กิจการของใคร  และระบุเลขที่หน้า  เพื่อเป็นการง่ายงนการค้าหากและช่วยให่สามารถเรียงลำดับให้ถูกต้องเพื่อมีการฉีกขาด
2. ทำการวิเคราะห์รายการ  วิเคราะห์ว่าเป็นรายการบัญชีใด  เดบิต  และเครดิต  เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่  และยอดรวมของทั้งสองจะต้องเท่ากัน  ตามที่เราได้รับทราบในระบบบัญชีคู่มาแล้ว
3. เขียนวันที่ของรายรายการในช่อง  วัน เดือน ปี  โดยให้ลงปีก่อนให้อยู่บนสุด หลังจากนั้นลงเดือน  แล้วค่อเป็นวันที่  ถ้าเดือนเดียวกันในวันถัดมาไม่ต้องเขียนซ้ำ
4. ให้ลงรายการในช่องของรายการบัญชี  โดยให้ลงเดบิตเป็นอันดับแรก  แล้วให้ชิดขอบทางด้านซ้าย  พร้อมลงจำนวนเงินในช่องของเดบิตให้ตรงกับรายการ  และให้หลักหน่วยนั้นชิบของด้านขวาเสมอ  ลงรายการด้านเครดิต  ให้เยื้องทางจากขอบด้านซ้ายและเดบิตมาระยะพอสมควร  และทำการลงจำนวนเงินด้านเครดิตให้ตรงกับรายการ
5. ทำการอธิบายรายการให้ได้ใจความและควรให้พอดีกับบรรทัด 1 บรรทัด ให้มีใจความกระชับพอเข้าใจได้ และให้ทำการขีดเสินเพื่อให้จบรายการนั้นๆ

ตัวอย่างการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป
กิจการนาย สมชาย  เป็นกิจการ  ทำความสะอาดและจัดตกแต่งสวน ตามบ้านเรือน  มีชื่อว่า  สมชายตามสะอาด  โดยมีรายการที่เกิดขึ้นในเดือนกันยายน 2556 ดังนี้
วันที่ 1  นายสมชายได้นำเงินสด มาลงทุนเป็นเงินทั้งหมด  2,000,000 บาท
วันที่ 3  ซื้อเครื่องใช้สำนักงาน  50,000 บาท  และอุปกรณ์สำนักงาน 20,000 บาท
วันที่  5 ได้ทำการซื้อวัสดุสิ้นเปือง  จำนวน  8,000  บาท
วันที่  10 ได้รับค่าบริการ  จากการทำความสะอาดบ้านและจัดสวน  จำนวนเงิน  20,000 บาท
วันที่  12  ได้รับค่าบริการทำความสะอาดบ้าน  10,000 บาทโดยจะชำระในอีก 1 เดือน
วันที่  21  ซื้อรถยนต์จำนวน 600,000 บาท  จ่ายเงินสด 300,000 บาท ส่วนที่เหลือจะทำการจ่ายในอีก 3 เดือน
วันที่  28  ได้ชำระค่าใช้จ่ายต่างๆ ดังนี้  ค่าน้ำมันรถ  800 บาท  ค่าไฟฟ้า  1,200  ค่าน้ำ 200 บาท  และค่าเงินเดือนพนังงาน  12,000 บาท
ตัวอย่างการบันทึกมีดังนี้
ให้ทำการเขียนที่หัวกระดาษเป็นสมุดรายวันทั่วไป ลงเลขที่หน้าด้วย รายการในวันที่ 1 คือนายสมชายเองเงินมาลงทุนจึงทำให้  มีการเดบิต  เงินสด  เครดิต ส่วนของเจ้าของจำนวนเงิน  2,000,000
สมุดรายวันทั่วไป                                                                                                  เลขที่หน้า 1

รายการที่ 2 เป็นของวันที่  3 ซื้อเครื่องใช้สำนักงาน  50,000 บาท  และอุปกรณ์สำนักงาน 20,000 บาท  จึงลงสมุดรายวันทั่วไปดังนี้

ดังจะเห็นได้ว่าการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปนั้น  ไม่ได้ต่างจากที่เคยทำให้บัญชี รูปตัว T แต่เราต้องลงตามช่องที่กำหนดและมีการเขียนคำอธิบายให้กระชับ  รายการดังกล่าวจึงลงในรูปแบบดังนี้
สมุดรายวันทั่วไป                                                                                                  เลขที่หน้า 1

ตัวอย่างที่แสดงมานั้นเป็นการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป  ก่อนที่จะไปแยกประเภทเป็นขั้นตอนต่อไป  ดังนั้นเราควรทำความเข้าใจในขั้นการวิเคราห์และการลงบัญชีให้ถูกต้องและมีความแม่นยำ